Im alten Rom sah das Thema Arbeit ganz anders aus als im Mittelalter. In der Renaissance sah es wiederum anders aus als zwischen den beiden Weltkriegen. Und auch vor zwanzig Jahren sah Arbeit noch ganz anders aus als heute. Klar, überall auf der Welt gibt es Unterschiede und noch heute arbeiten Menschen in Fabriken und am Fließband. Doch in Deutschland gibt es eine Bewegung, die besonders beeindruckt. Es ist der Weg weg vom Büro und hin ins Homeoffice, oder, wie in vielen Fällen viel üblicher, das hybride Arbeiten, in dem beide Varianten ihren Platz haben. Doch wie organisiert man das Ganze? Wie geht man mit einer Entwicklung um, die pandemiebedingt so schnell über uns hereingebrochen ist, dass wir kaum die Chance hatten, uns an sie anzupassen? Das schaut sich der folgende Artikel an.
Es braucht ein neues System
Die Digitalisierung und die Notwendigkeit neuer Lösungen durch die Pandemie hat unsere Vorstellung davon, wie, wann und wo gearbeitet wird, grundlegend verändert. Während früher der tägliche Gang ins Büro zur festen Routine gehörte, ist heute vieles flexibler geworden. Manchmal sogar so flexibel, dass es neue Strukturen braucht. Denn wer morgens selbst entscheidet, ob er am Küchentisch, im Büro oder in einem Co-Working-Space arbeitet, braucht auch eine Möglichkeit, diesen Raum zu organisieren. Für Arbeitgeber kann das eine echte Herausforderung sein, doch glücklicherweise arbeiten auch unter den Softwareentwicklern kluge Köpfe mit viel Perspektive für die Zukunft. Softwarelösungen wie Flexopus bringen Ordnung in die neue Arbeitswelt. Statt starren Plänen und festen Schreibtischen setzen sie auf Buchungssysteme, visuelle Übersichten und smarte Schnittstellen, die es ermöglichen, den Arbeitsplatz mit wenigen Klicks zu wählen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist in der Praxis aber ein zentraler Bestandteil funktionierender Arbeitsorganisation.
Notwendigkeiten und ihre Lösungen
Mit einer guten Software können also alle Teamleiter, Mitarbeiter, Führungskräfte und sogar das Reinigungspersonal zu jeder Zeit genau sehen, wer eigentlich gerade im Büro ist. Das hilft, weil man den Kollegen manchmal einfach vor Ort haben will, um ein neues Projekt zu besprechen, oder damit bestimmte Räume eben zur richtigen Zeit geputzt werden können. Nebenbei wird klar, wie viele Arbeitsplätze eigentlich benötigt werden und ob die Schreibtische fair und effizient vergeben werden. Solche Daten helfen Entscheidungsträgern auch dabei, Geld zu sparen oder zusätzliche Ressourcen an den richtigen Stellen zu investieren. Und ganz nebenbei genießen die Mitarbeitenden etwas zusätzliche Freiheit.
Die Lösungen im Überblick:
- Mit dem Buchungssystem können neben Schreibtischen auch Räume und Parkplätze reserviert werden.
- Ein interaktiver Plan des Büros zeigt genau, was gerade noch frei ist.
- Plant man mal konkret mit den Kollegen, kann man sich im Team ganz einfach koordinieren.
- Jeder Mitarbeiter ist anders. Mit individuellen Buchungsregeln lassen sich feste Tage, Abteilungszonen und sogar Zeitfenster festlegen.
- Eine gute Software ist dabei sogar DSGVO-konform. Auf Wunsch sogar anonym.
- Und andere Software wie Microsoft Teams oder der gemeinsame Kalender? Die lassen sich ganz einfach integrieren.
- Wächst das Unternehmen, wächst auch die Software mit. So wird das Start-up reibungslos zum Großkonzern.
- Und wenn man international zusammen arbeitet, gibt es die Anwendung auch in mehreren Sprachen.
- Für alle, die Daten lieben, gibt es das Analyse-Tool. Es verrät Spannendes zum Thema Auslastung, Buchungsverhalten und Flächenoptimierung.
- Und natürlich funktioniert die Lösung sowohl auf dem Computer als auch in der App.
Klingt nach einer perfekten Software? Genau diesen Anspruch wollen die Entwickler erfüllen. Dabei geht es darum, den Alltag am Arbeitsplatz zu optimieren und eine moderne Welt mit modernen Technologien zu versehen.
Die entsprechende Umstellung
Klar, muss das Ganze auch erst einmal vom Team angenommen werden. Gerade zu Anfang kann es eine Herausforderung sein, die neue Lösung genau so anzuwenden, wie sie gedacht ist. Der Wandel zur hybriden Arbeitsweise ist nämlich nicht nur eine technische, sondern vor allem eine kulturelle Herausforderung. Wer Jahrzehnte lang an einen festen Schreibtisch gewöhnt war, muss erst lernen, dass Flexibilität nicht Beliebigkeit bedeutet. Und dass digitale Buchungssysteme keine Kontrolle ausüben, sondern Möglichkeiten schaffen. Deshalb gehört zur Einführung solcher Softwarelösungen auch immer eine Phase der Umstellung. Die muss nicht groß oder aufwendig sein, sollte aber ernst genommen werden. Teams müssen abgeholt, neue Abläufe erklärt und alte Denkmuster hinterfragt werden. Viele Unternehmen setzen dabei auf Workshops oder interne Schulungen, denn der Wandel funktioniert nur, wenn ihn alle mitgehen.
Bereit für die Zukunft
Wenn wir also etwas von der Digitalisierung gelernt haben, dann, dass sie mehr sein kann als ein reines Effizienztool. Sie kann helfen, unsere Arbeitswelt besser zu machen, und zwar transparenter, nachhaltiger und menschlicher. Und die neuen Tools zeigen, wie das ganz konkret aussehen kann.
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