Zoom- und Team-Meetings mit Geschäftskunden waren in den Pandemie-Jahren Standard. Doch das ist jedoch Vergangenheit. Der Fokus liegt wie schon früher auf persönliche Geschäftstreffen. Vor allem bei strategisch wichtigen Themen halten Unternehmen wie Mitarbeiter persönliche Treffen für entscheidend. Es gibt es jedoch auch noch einige andere neue Trends. Das wachsende Umweltbewusstsein, Ansprüche der Mitarbeiter und neue Technologien machen auch vor Geschäftsreisen und Unternehmensprozessen darum herum nicht halt.
Klimafreundliche Geschäftsreisen immer wichtiger
War es früher Standard bei innerdeutschen Geschäftsreisen das Flugzeug zu nehmen, geht der aktuelle Trend trotz vieler Verspätungen immer mehr zu Bahnreisen. Bei Miet- und Geschäftswagen wird verstärkt auf Hybrid- und reine Elektrofahrzeuge gesetzt. Die Themen Umweltschutz und Nachhaltigkeit sind für Unternehmen heute ein Muss, da sie von den Kunden, aber auch den Mitarbeitern eingefordert werden. Viele Unternehmen ermutigen ihre Mitarbeiter daher auch aktiv, nachhaltige, aber dennoch komfortable Reisemöglichkeiten zu wählen. Bei Buchungen mit einer American Express Platinum Kreditkarte können zudem zahlreiche bereits im Preis enthaltene Komfortleistungen in Anspruch genommen werden.
Bleisure, Workation und Work-Life-Balance
Viele Mitarbeiter wollen ihre Geschäftsreisen, etwa wenn sie an einem Donnerstag oder Freitag stattfinden, mit einem anschließenden privaten Aufenthalt vor Ort verbinden. Unternehmen, die solche „Blended Trips“ ermöglichen, steigern die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter. In anderen Unternehmen wird außerdem „Workation“ angeboten, also das ortsunabhängige Arbeiten an attraktiven Destinationen. Dies erfordert jedoch grundsätzlich flexible Arbeitszeitmodelle und Reiserichtlinien und stellt hohe Ansprüche an das Spesenmanagement, da die geschäftlich und privat veranlassten Auslagen in solchen Fällen nicht immer klar zu trennen sind.
Digitalisierung und Automatisierung
Das Ausdrucken von Tickets, Sammeln und Abtippen von Quittungen und Rechnungen gehört in vielen Unternehmen bereits der Vergangenheit an. Die Reisebuchungen, Check-Ins, Zahlungen und das Verwalten und Buchen von Zahlungsbelegen erfolgen in vielen Unternehmen heute bereits zu einem großen Teil automatisch per App. Einige Anbieter von Apps für das Spesenmanagement bieten zudem eine KI-gesteuerte Erfassung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen an. Die Fehlerquote und damit der Nachbearbeitungsaufwand sind bereits heute minimal. Darüber hinaus gibt es Buchungsprogramme mit integriertem Machine-Learning. Diese erkennen zum Beispiel die Vorlieben von Mitarbeitern, etwa hinsichtlich der Flugzeiten, Sitzplätze und Hotelketten. Außerdem kann die Nutzung von Treuepunkten und Bonusmeilen automatisch eingebunden werden.
Das erspart den am Reisemanagement beteiligten Mitarbeitern viel Zeit und Aufwand. Das gilt jedoch noch lange nicht für alle Betriebe. In rund 40% der Unternehmen benötigen die Mitarbeit immer noch mehr als eine Stunde für die monatliche Spesenabrechnung. Es gibt also noch viel Luft nach oben bei der Digitalisierung der Unternehmensprozesse. Bei allen Vorteilen, die, die Digitalisierung ermöglicht, darf jedoch nicht vergessen werden, dass die Wünsche der Mitarbeiter mit den vorhandenen Reisebudgets und Unternehmensrichtlinien vereinbar sein müssen. Daher kann es sinnvoll sein, dass Unternehmen Rahmenvereinbarungen mit Hotels und Fluggesellschaften abschließen, wobei auch Frühbucherrabatte in Anspruch genommen werden können.
Fürsorgepflicht und Mitarbeitersicherheit rücken in den Fokus
Die neuen Trends bei Geschäftsreisen berücksichtigen neben den Themen Nachhaltigkeit, Zufriedenheit der Mitarbeiter und Digitalisierung auch immer mehr die Fürsorgepflicht und Sicherheit der Mitarbeiter. So lassen Unternehmen bei Reisen in bestimmte Länder und Regionen zuvor Risikoanalysen erstellen und richten Notfall-Apps ein, mit denen eine Echtzeitkommunikation mit Hilfspersonen sowie eine Live-Standortverfolgung möglich ist.
Weitere Fakten rund um die Business Trips
Laut der Global Business Travel Association (GBTA) gaben die Unternehmen weltweit im Jahr 2024 rund 1,68 Billionen US-Dollar aus. Der Höchststand vor der Pandemie in 2019 wurde damit nach 2023 zum zweiten Mal übertroffen. Allein in Deutschland wurden 2024 mehr als 117 Millionen Business Trips verzeichnet. Hier liegt die Zahl der Reisen jedoch immer noch 40 % unter dem Niveau von 2019.
